Nueva Factura Electrónica: todo lo que debes saber

En 2024, España introduce un cambio crucial en la administración fiscal con la nueva factura electrónica, un sistema obligatorio que transformará la forma en que empresas y autónomos emiten y reciben facturas. Este cambio no solo busca modernizar la gestión fiscal, sino también mejorar la transparencia y reducir el fraude en el ámbito empresarial. En este post, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la nueva factura electrónica, cómo implementarla en tu negocio, los plazos establecidos, y los beneficios y obligaciones que conlleva. Si operas en León o en cualquier otra parte de España, es crucial que te prepares para este cambio para evitar posibles sanciones y aprovechar las ventajas que ofrece.

1. ¿Qué es la Factura Electrónica?

La factura electrónica es un documento digital que tiene la misma validez legal que una factura en papel, pero que se emite y recibe en formato electrónico. Este tipo de facturación no solo facilita el envío y almacenamiento de facturas, sino que también mejora la gestión contable y fiscal de las empresas, al integrarse fácilmente con software de contabilidad y plataformas de la Agencia Tributaria.

Características clave de la factura electrónica:

• Formato estándar: Debe cumplir con un formato estándar que garantice su validez, como Facturae, que es el formato promovido por el gobierno español.

• Firma electrónica: Para garantizar la autenticidad y la integridad de la factura, es necesario que esté firmada electrónicamente.

• Almacenamiento: Las facturas electrónicas deben ser almacenadas de forma segura durante el mismo tiempo que las facturas en papel (normalmente 6 años).

2. ¿Quiénes Están Obligados a Emitir Factura Electrónica?

La obligatoriedad de la factura electrónica afecta principalmente a:

• Empresas y autónomos: A partir de 2024, todas las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de euros anuales estarán obligados a emitir y recibir facturas electrónicas. Se espera que esta obligación se extienda a todas las empresas y autónomos en 2025, independientemente de su facturación.

• Administraciones públicas: Desde 2015, todas las facturas emitidas a las administraciones públicas deben ser electrónicas, por lo que las empresas que trabajen con el sector público ya deberían estar adaptadas a este formato.

Para las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y los autónomos que aún no han implementado este sistema, es crucial comenzar a prepararse para la transición. Aunque los plazos parecen lejanos, el proceso de adaptación puede llevar tiempo, especialmente si aún se trabaja con sistemas contables manuales o en papel.

3. Cómo Implementar la Factura Electrónica en tu Negocio

Si aún no has comenzado a emitir facturas electrónicas, aquí te explicamos los pasos básicos para empezar a implementar este sistema en tu negocio:

1. Selección de Software de Facturación: El primer paso es elegir un software de facturación electrónica que cumpla con los requisitos legales y se adapte a las necesidades de tu negocio. En el mercado español, existen diversas opciones, desde soluciones gratuitas hasta software especializado que incluye funciones avanzadas de contabilidad y gestión financiera.

2. Generación de Certificado Digital: Para firmar electrónicamente tus facturas, necesitarás un certificado digital. Este certificado es un archivo que contiene tus datos de identidad y que puedes obtener a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) u otras entidades certificadoras autorizadas. Es fundamental que el certificado esté vigente y en regla, ya que sin él no podrás emitir facturas electrónicas válidas.

3. Configuración del Formato de Factura: Asegúrate de que tu software de facturación esté configurado para emitir facturas en el formato correcto, como Facturae. Además, es necesario que todas las facturas incluyan la información obligatoria, como el NIF del emisor y receptor, la fecha de emisión, la descripción de los bienes o servicios, y el importe total con el IVA desglosado.

4. Almacenamiento Seguro: Las facturas electrónicas deben ser almacenadas en un entorno seguro que garantice su integridad y disponibilidad durante el periodo legal de conservación. Esto puede hacerse en servidores propios o en la nube, siempre que se cumplan con las normativas de seguridad establecidas.

5. Comunicación con Clientes y Proveedores: Es importante informar a tus clientes y proveedores sobre la transición a la factura electrónica, especialmente si ellos también deben adaptarse a este sistema. Facilita la recepción de facturas electrónicas proporcionando tu dirección de correo electrónico o plataforma de recepción, y asegúrate de que ellos también están preparados para recibirlas.

4. Plazos para la Implementación de la Factura Electrónica

El gobierno español ha establecido un calendario gradual para la implementación de la factura electrónica obligatoria:

Empresas con facturación superior a 8 millones de euros: Desde el 1 de enero de 2024, estas empresas deben estar emitiendo y recibiendo facturas electrónicas.

Resto de empresas y autónomos: Para aquellos con facturación inferior a 8 millones de euros, la obligación de emitir facturas electrónicas comenzará a partir de enero de 2025. Sin embargo, es recomendable empezar la transición cuanto antes para evitar complicaciones futuras.

5. Beneficios de la Factura Electrónica

La implementación de la factura electrónica no solo es una obligación legal, sino que también ofrece múltiples beneficios para las empresas y autónomos:

• Reducción de costes: Al eliminar el papel, los gastos de impresión, almacenamiento y envío se reducen considerablemente.

• Mayor eficiencia: La automatización de la emisión y recepción de facturas agiliza los procesos contables y administrativos, reduciendo errores humanos y mejorando la precisión.

• Mejor gestión fiscal: Al estar integradas con software de contabilidad, las facturas electrónicas facilitan el cumplimiento de las obligaciones fiscales, como la declaración de IVA o el Impuesto sobre Sociedades.

• Seguridad: La firma electrónica garantiza la autenticidad de las facturas, reduciendo el riesgo de fraude o manipulación de documentos.

• Sostenibilidad: La eliminación del papel contribuye a la sostenibilidad ambiental, reduciendo la huella de carbono de tu negocio.

6. Retos y Consideraciones

A pesar de sus beneficios, la transición a la factura electrónica puede presentar ciertos desafíos, especialmente para las pequeñas empresas y autónomos que no están familiarizados con la tecnología digital. Algunos de los retos más comunes incluyen:

• Adaptación tecnológica: Implementar un nuevo software y asegurarse de que todos los empleados estén capacitados para utilizarlo puede requerir tiempo y recursos.

• Cumplimiento normativo: Es fundamental asegurarse de que todas las facturas electrónicas cumplan con las normativas vigentes para evitar sanciones.

• Integración con sistemas existentes: Si ya tienes un sistema contable en funcionamiento, es posible que necesites integrarlo con la nueva plataforma de facturación electrónica, lo que puede requerir ajustes técnicos.

7. Conclusión: Prepara tu Negocio para el Futuro

La nueva factura electrónica es un paso más hacia la digitalización total de la administración fiscal en España. Aunque la adaptación puede requerir tiempo y esfuerzo, los beneficios a largo plazo superan con creces los desafíos iniciales. Además de cumplir con las obligaciones legales, la factura electrónica puede ayudarte a mejorar la eficiencia, reducir costes, y fortalecer la seguridad de tus operaciones.

En SER FIJO, entendemos que la transición a la factura electrónica puede parecer complicada. Por eso, ofrecemos asesoramiento personalizado para empresas y autónomos en León que necesiten ayuda para implementar este sistema. Contáctanos hoy mismo y asegúrate de que tu negocio esté preparado para afrontar con éxito este cambio.